Microsoft Office メール添付の注意事項 これだけは

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マイクロソフト オフィス(excelとかwordとかpowerpoint)は、有料ソフトであるにも関わらず、多くの人が平気でメール添付してくる!!
メール送信も、一方的な暴力なので、本来なら相手の環境を考慮して、送信側が配慮すべきだと思う。
オフィスファイルの添付は、どうなんかなーと思いつつも、自分も結構Officeファイルを添付したりなんかしています。
そういうわけで、Officeの添付する際の注意事項と受信する際の留意事項をまとめてみました。ちなみに僕のメインパソコンはOffice2007、自宅ではOfficeXP モバイルでは、Office2000と混在状態です。

マイクロソフト オフィス 送信側の設定

先にもあげたように、できれば、送信側が無難に対処すれば、問題はないはず…。

基本的には、ずいぶんと普及したAdobe PDF形式にして送る が手っとりばやいと思います。なんですが、相手に編集をお願いする場合もあるかと思います。

そういった場合には、

「ワード 送ってもよいですか?」

と一言尋ねるのがいいのかもしれません。

なんですが、Microsoft Office2007では、気がつかず相手に開けないファイルを送ってしまうことがあります。

Microsoft Office2007の新しい拡張子

新しい、Microsoft Office2007では、拡張子が変更になっています。

アプリケーション名 Word Excel PowerPoint
従来の拡張子 doc xls ppt
2007の拡張子 docx xlsx pptx

要するに、末尾にx(エックス)が付いただけなんですが、プログラムのインストールで登録されていない拡張子は相手で開くことはできません。Office2003やOfficeXPなど古いバージョンを相手が使っている場合に備えて、標準の保存方式を旧形式にしておいたほうが無難です。

Microsoft Office2007の保存形式を従来のものに変更する

保存画面
七草粥

保存画面で97-2003 と書かれている形式を選択すれば、Wordがインストールされていれば、相手を困らせることはないと思います。

面倒なんでいつも、旧形式で保存したい

Wordのオプション
七草粥

 

ワードのオプション画面の「保存」タブから、標準ファイル保存形式を設定することができます。

「Microsoft Office2007の最新バージョンじゃなくっても困らないもんね!」

という人は、この設定が便利です。

マイクロソフト オフィス 受信側の設定

Microsoft Office2007じゃなくっても、MicrosoftOfficeがインストールされているなら、互換機能パックをインストールしておきましょう

Officeがインストールされていないなら各種のビューアーをインストールしておきましょう。

ビューアーは、編集はできませんが、閲覧することができます。互換機能パックもビューアーも無料です。

で問題は、Officeがインストールされてなくて、かつWordやExcelのOffice2007形式のファイルが相手から送られてきたときです!(ビュアーがOffice2003形式までしか対応していません!)

この場合は、相手に

「旧バージョンの形式で保存し直して送ってください」

と連絡する?のがいい方法かもしれません。

インストールは注意書きをよく読んで、行ってください。

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック

Microsoft Office 互換機能パック

Word の ビューア

Word Viewer 2003

Word Viewer 2003 Service Pack 3 (SP3)

Excel のビューア

Microsoft® Office Excel Viewer 2003

Excel Viewer 2003 Service Pack 3 (SP3)

PowerPoint Viewer 2007

PowerPoint Viewer 2007

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コメント(6)

ご無沙汰してます。さだすみさんのブログいつも勉強になります。

先日、仕事の関係ですが、外務省からexcel添付されたメールがきたんですが、これは前述されているように『有料ソフトであるにも関わらず、多くの人が平気でメール添付してくる!!』というもう、ネットの暗黙のルール?なのかもしれないですね。

さすがに、外務省にexcel添付じゃないのにしろ!!などとはいえませんでした。笑

ほー
CSV形式ならいいのにね。
お役所はワードファイルとかエクセルファイル大好きです。

いや、勉強のつもりで書いているわけではないんだけどね。

そういえば グーグルドキュメントとかオープンオフィス というフリーソフトをインストールするという手もあります。

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック

Microsoft Office 2000、Office XP、または Office 2003 に加えて互換機能パックをインストールすることにより、Word、Excel、および PowerPoint 2007 で新たに採用されたファイル形式のファイルを表示、編集、および保存できるようになります。

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&DisplayLang=ja

旧マイクロソフトオフィスユーザーは、これをインストールして対処しましょう。

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このブログ記事について

このページは、新宿の働かない社長が2008年5月 1日 12:26に書いたブログ記事です。

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